El archivo correcto, dentro del asunto correcto
Gestión documental para empresas.
Encuentra lo que necesitas retomar.
Un informe en el correo, una foto en el teléfono y el presupuesto en otra carpeta. Cuando un cliente vuelve a preguntar, reunirlo todo consume tiempo. Con WEBRINDE Business preparamos una gestión documental para empresas que relaciona los archivos con clientes, trabajos y otras referencias del negocio.
«Informe final» necesita una referencia más.
El título ayuda a reconocer un archivo; la categoría explica qué tipo de documento es; la asociación conserva el asunto al que pertenece. El módulo permite vincular documentación a clientes, oportunidades, trabajos, equipos, presupuestos, facturas, contratos y entregas.
Si atiendes varios encargos del mismo cliente, guardar un documento junto a su trabajo permite distinguirlo de los demás. Si el documento describe un equipo concreto, relacionarlo con ese activo aporta otra referencia útil. Esa decisión se toma al organizar el archivo, no cuando llega la siguiente llamada.
La consulta empieza por el dato que tienes delante.
El listado ofrece búsqueda y filtros por unidad, categoría y tipo de vínculo. El texto indexable registrado puede ayudar a recuperar referencias dentro del contenido disponible, además del nombre y título del documento.
Por eso revisamos contigo cómo nombráis los archivos y qué referencias necesitáis buscar: el número de informe, el equipo, el encargo o el cliente. Que un archivo sea una imagen no significa que todo su texto se haya interpretado correctamente. Cuando se utiliza lectura o extracción, hay que revisar los datos obtenidos.
Ejemplo ficticio: un cliente solicita el informe de un trabajo anterior. Recuperamos primero la referencia del trabajo y después el documento con sus versiones; así podemos distinguirlo de otro informe con el mismo título.
Las referencias comerciales del cliente se trabajan en el CRM; el seguimiento del encargo pertenece a trabajos y proyectos. La gestión documental se ocupa del archivo que necesitas consultar.
Una nueva revisión merece una versión reconocible.
- ARCHIVO INICIALInforme del trabajo de acceso exterior
Conservamos el archivo recibido y su relación con el encargo.
- NUEVA VERSIÓNCorrección de la fotografía del acceso
La nota indica qué se ha sustituido. Revisamos el contenido antes de elegir el archivo que vamos a utilizar o compartir.
El módulo permite subir nuevas versiones y consultar las versiones guardadas de un documento. Las notas de revisión ayudan a explicar por qué se incorporó otro archivo: una corrección, información adicional o una actualización de contenido.
Como criterio de organización, acordamos contigo cuándo una revisión sigue siendo el mismo documento y cuándo conviene crear una referencia distinta. El software conserva los archivos de versión registrados; el equipo necesita mantener claro cuál corresponde utilizar en cada consulta.
Compartir exige comprobar el destinatario y el vínculo.
Un archivo puede mantenerse para consulta interna o marcarse para compartir en el portal. La opción de compartir se aplica a documentos vinculados al cliente o a sus referencias compatibles. Antes de habilitarla, revisa el archivo, su asociación y si el contenido corresponde al destinatario.
El portal de clientes trata la consulta externa. Esta página se centra en cómo preparar y localizar el archivo dentro de la empresa antes de decidir qué se comparte.
Las facturas y propuestas generadas se organizan en facturación y presupuestos. Adjuntar una factura recibida no equivale a contabilizarla o validar su tratamiento fiscal.
Ordenamos primero los archivos que más cuesta recuperar.
Revisamos contigo un caso concreto: qué documento buscas, qué referencia conoces y cuánto dependes de otras personas para encontrarlo. A partir de ahí preparamos categorías y hábitos de archivo que encajen con tu actividad. Business se adapta a tu negocio mediante la implantación y los ajustes acordados.
Puedes consultar desde ordenador, tablet o móvil con conexión. La guía de uso explica cómo orientarte y la marca blanca permite valorar la identidad de tu entorno.
1 usuario: 36 €/mes + IVA · 2 usuarios: 65 €/mes + IVA. Implantación inicial de 290 €; tres o más usuarios bajo propuesta. Consulta condiciones y alcance de los planes.
En la demo utiliza documentos y datos ficticios. Las funciones disponibles dependen de los módulos y permisos de la implantación.