Guía de preparación
Pasar de Excel a software de gestión.
Pasar de Excel a software de gestión empieza por decidir qué información necesitas conservar y cómo comprobarla. En WEBRINDE preparamos una transición con un punto de partida claro: archivos identificados, datos revisados y una muestra que permita valorar la organización antes de ampliarla.
Ver los pasos de preparación ↓
Antes de trasladar datos, identifica qué hoja sigue siendo válida.
Localiza los listados de clientes, propuestas, encargos y documentación administrativa. Anota quién actualiza cada archivo, cuál es la versión vigente y qué uso tiene. Incluye las copias que viven en otros ordenadores si siguen formando parte de la actividad.
No todo archivo histórico tiene que formar parte del arranque. Distingue la información activa de la que debes conservar como referencia. Mantén una copia de los originales antes de preparar cambios.
El nombre de una columna necesita una definición de negocio.
Una columna llamada “estado” puede indicar cosas distintas en dos hojas. Define si describe una propuesta pendiente, un trabajo en curso o un pago por revisar. Esa definición ayuda a preparar la información para su área correcta.
| Información de origen | Comprobación útil |
|---|---|
| Clientes y contactos | Identificación coherente y medios de contacto vigentes. |
| Propuestas | Referencia de la propuesta que sigue activa y su alcance. |
| Encargos | Qué actividad continúa y qué queda pendiente. |
| Documentos administrativos | Qué corresponde al histórico y qué debe consultarse al empezar. |
Revisa coincidencias antes de tratarlas como duplicados.
Ejemplo ficticio: una hoja contiene “Taller Norte” y otra “T. Norte”. Podrían ser la misma empresa o dos contactos diferentes. Comprueba identificadores y contexto antes de unificar registros; un nombre parecido no demuestra que sean iguales.
Normaliza lo que resulte necesario para comprender los datos: formatos de fecha, nombres de columnas y referencias. Conserva el significado original y documenta las decisiones que afecten al seguimiento de la actividad.
La muestra de arranque necesita criterios de aceptación.
Selecciona pocos clientes y encargos representativos. Revisa sus datos de origen y qué información necesita tu equipo para trabajar con ellos. Define cómo se incorporarán a Business dentro del alcance acordado de la implantación.
La vía de incorporación depende de los datos, la versión y los módulos disponibles. Esta guía no atribuye a Business un importador automático ni promete que una carga histórica esté incluida en la tarifa de implantación.
Fija desde cuándo se actualiza la nueva referencia.
Si el equipo modifica simultáneamente la hoja anterior y la nueva información, pronto aparecerán diferencias. Acuerda el momento de cambio, quién revisa los pendientes y dónde deben registrarse las novedades de la actividad.
La conservación del histórico y la incorporación de datos reales deben concretarse antes de la puesta en marcha. El entorno público de demostración se utiliza únicamente con información ficticia.
Comprueba que puedes retomar un asunto.
Una vez dentro de la aplicación, la guía de navegación y búsqueda muestra cómo recuperar una referencia conocida.
El cambio funciona cuando una persona autorizada puede localizar el contexto del cliente, la propuesta vigente y la información del trabajo que necesita. Revisa una muestra de esas consultas antes de ampliar el arranque.
Business Suite se utiliza desde Mac, PC, tablet o móvil. Encontrarás su alcance y el acceso PWA en la presentación del producto.
Preguntas antes de cambiar la organización.
¿Debo trasladar todas las hojas históricas el primer día?
Define primero qué información necesita la actividad actual y qué histórico debe conservarse. El alcance y la vía de incorporación se acuerdan tras revisar los archivos.
¿Cómo sé que la muestra está correctamente preparada?
Contrasta identificación, referencias y pendientes con el origen. Comprueba también que puedes localizar la información necesaria para continuar un encargo real en el entorno de empresa preparado.
Revisemos tu punto de partida.
El plan Business PRO tiene una mensualidad desde 36 €/mes + IVA y una implantación inicial de 290 €. Incluye 1 o 2 usuarios, según el plan, alojamiento, SSL, actualizaciones, soporte, CRM, presupuestos, trabajos, facturación, documentos, portal, PWA y VERI*FACTU.
1 usuario: 36 €/mes + IVA · 2 usuarios: 65 €/mes + IVA. Para tres o más usuarios, preparamos tu presupuesto. Ver planes y alcance de la implantación.
Describe qué listados utilizas y qué quieres mantener al empezar. Concretaremos el trabajo sobre los datos antes de contratar.