Etapas definidas con el lenguaje de tu empresa
Gestión de procesos internos.
Reconoce en qué punto está cada caso.
«Lo estamos mirando» puede significar que faltan datos, que una revisión sigue abierta o que el asunto está listo para continuar. En WEBRINDE Business preparamos contigo una gestión de procesos internos con etapas reconocibles, aplicadas a un registro concreto. Así puedes situar cada caso dentro del recorrido que utilizas en tu actividad.
El nombre de la etapa debe aclarar qué permite continuar.
En WEBRINDE te acompañamos en la implantación. Antes de configurar el recorrido, revisamos contigo cómo sabéis que una fase ha terminado y qué suele impedir avanzar. Una etapa como «Pendiente de datos» resulta útil si el equipo comparte qué información falta y dónde debe conservarse.
Ejemplo ficticio: una empresa de señalización revisa un encargo antes de preparar su ejecución. Puede necesitar dimensiones confirmadas, una imagen del lugar y el acabado solicitado. El proceso indica si esa revisión está pendiente o terminada; los datos y documentos se mantienen en las fichas correspondientes.
El módulo de procesos permite definir un nombre, el tipo de registro al que se aplica y una lista de al menos dos estados. La configuración se gestiona desde administración y se prepara con las etapas que tienen sentido para tu negocio.
Una definición común y un estado distinto para cada registro.
Encargo A: todavía faltan las medidas confirmadas.
El equipo conserva el caso en «Pendiente de datos». La acción concreta de pedir las medidas puede organizarse en una tarea; el estado resume la situación de la revisión.
Encargo B: la revisión ya permite continuar.
Con la información comprobada, la persona autorizada selecciona «Listo para continuar». Este cambio describe el proceso y no modifica automáticamente el estado comercial del encargo.
La definición recoge el recorrido. Al iniciar un proceso eliges un registro concreto mediante su referencia y comienza en el primer estado configurado. El mismo recorrido puede aplicarse a casos diferentes, cada uno con su situación.
Entre los tipos de ficha contemplados están clientes, oportunidades, trabajos y equipos, además de presupuestos, facturas, contratos y entregas. Elegimos el tipo que conserve mejor el contexto. Para revisar un encargo, por ejemplo, podemos valorar un proceso asociado al trabajo; para una comprobación sobre una unidad física, la referencia puede ser el equipo.
La configuración contempla también una unidad de negocio o una definición global. Su uso y el acceso administrativo se revisan durante la implantación; esa selección no debe confundirse con una promesa de aislamiento independiente entre empresas.
Proceso, tarea y automatización resuelven decisiones diferentes.
| Lo que necesitas conocer | Referencia que lo organiza |
|---|---|
| En qué etapa está este recorrido | Estado del proceso asociado al registro |
| Qué acción concreta está pendiente | Tarea que se debe revisar o completar |
| Qué debe ocurrir ante un evento | Regla de automatización configurada y comprobada |
Un proceso puede indicar «Pendiente de datos» mientras una tarea concreta recuerda pedir las medidas. Las automatizaciones se preparan cuando necesitas una acción ligada a un evento. Son referencias relacionadas, pero no se sincronizan por el mero hecho de tener nombres parecidos.
Cambiar el estado del proceso no cambia automáticamente el estado del trabajo, emite una factura, firma un contrato ni comunica el resultado al cliente. Si el recorrido necesita una acción adicional, concretamos su funcionamiento y comprobamos la combinación correspondiente.
Actualizar una etapa exige revisar el caso que tienes delante.
El listado muestra el proceso, la entidad y el estado actual. Desde administración se selecciona uno de los estados definidos y se guarda el cambio. La selección permite situar el caso en la etapa que corresponda; no impone por sí sola pasar sucesivamente por todas las anteriores.
La última etapa configurada se utiliza como referencia de finalización del proceso. Si después se selecciona otra etapa, vuelve a quedar sin esa marca de finalización. Esto afecta al recorrido del proceso, no al cierre económico o documental del registro asociado.
Iniciar y actualizar son decisiones distintas. Volver a iniciar el mismo proceso sobre el mismo registro puede sustituir su estado y reiniciar su recorrido. Para actualizar un caso que ya está en marcha, revisamos su entrada existente y usamos el cambio de estado.
Durante la preparación probamos dos casos ficticios: uno completo y otro al que le falten datos. Comprobamos que los nombres de las etapas permiten distinguirlos y que las personas responsables saben dónde consultar la información necesaria.
Preparamos contigo un recorrido que puedas reconocer al trabajar.
Cuéntanos qué tiene que ocurrir desde que recibes el encargo hasta que esa revisión termina, quién interviene y dónde se bloquea habitualmente. Empezamos por un proceso concreto y acordamos sus estados antes de ampliar la configuración.
Business se adapta a tu actividad con tu marca y los ajustes concretados durante la implantación. Los procesos son parte de esa organización; su disponibilidad y alcance se revisan en el entorno que vayas a utilizar.
1 usuario: 36 €/mes + IVA · 2 usuarios: 65 €/mes + IVA. Implantación inicial: 290 €. Para tres o más usuarios preparamos una propuesta específica. Consulta precios y alcance.